Politica de confidențialitate

1. Operatorul de date

Operatorul care stabilește scopurile și mijloacele prelucrării datelor tale este:

Nu am desemnat un responsabil cu protecția datelor (DPO): activitatea noastră nu presupune monitorizarea regulată și sistematică a persoanelor la scară largă și nu implică prelucrarea la scară largă a categoriilor speciale de date. Responsabil intern pentru procesele de confidențialitate este directorul academiei, iar solicitările se primesc la adresa iterraacademy@gmail.com.

2. Ce date colectăm

Colectăm doar datele care sunt cu adevărat necesare pentru un scop concret.

2.1. Date din formularele site-ului

• Cerere pentru misiunea IT gratuită: numele părintelui, telefonul sau WhatsApp, numele copilului, vârsta copilului, orașul, limba și formatul de studiu dorite, interesul pentru pregătirea Certiport, momentul dorit pentru începerea cursurilor, sursa din care ai aflat despre noi și comentariul.
• Formular de contact: nume, telefon și textul solicitării.
• Cerere de consultație cu mentorul: nume și telefon.
• Cerere de parteneriat: nume, telefon și denumirea organizației.
• Cerere privind datele personale: tipul cererii, nume, e-mail și descrierea cererii.

2.2. Date tehnice

• Adresa IP și informații despre browser, dispozitiv și sistemul de operare.
• Identificatorii cookie-urilor necesare funcționării site-ului.
• Identificatorul pseudonim al consimțământului tău pentru cookie-uri și categoriile alese.
• Jurnalele de server ale accesărilor site-ului.

2.3. Date despre consimțăminte

Pentru fiecare formular trimis și pentru fiecare alegere din bannerul de cookie-uri păstrăm data și ora, versiunea documentelor valabilă în acel moment și opțiunile pe care le-ai ales. Aceste înregistrări sunt necesare pentru a confirma legalitatea prelucrării și sunt folosite exclusiv în acest scop.

3. Scopuri și temeiuri juridice

Fiecare operațiune de prelucrare are propriul temei juridic.

Scopul prelucrării	Date	Temei juridic
Procesarea cererii pentru lecția de probă, alegerea grupei și contactarea ta	Datele din formularul de cerere	Demersuri premergătoare încheierii contractului, la cererea ta — art. 6(1)(b) GDPR
Răspunsul la solicitările prin formularul de contact sau consultația cu mentorul	Nume, telefon, textul solicitării	Interesul nostru legitim de a răspunde solicitărilor — art. 6(1)(f) GDPR
Analiza cererilor de parteneriat	Nume, telefon, organizație	Demersuri premergătoare încheierii contractului — art. 6(1)(b) GDPR
Prestarea serviciilor educaționale și desfășurarea cursurilor	Datele părintelui și ale copilului indicate în contract	Executarea contractului — art. 6(1)(b) GDPR
Evidența contabilă și fiscală	Datele plătitorului și documentele de plată	Obligație legală — art. 6(1)(c) GDPR
Comunicări publicitare și informative	Nume, telefon, e-mail	Consimțământul tău separat — art. 6(1)(a) GDPR
Funcționarea site-ului, protecția împotriva spamului și a abuzurilor	Adresa IP, datele despre browser, jurnalele de server	Interesul nostru legitim privind securitatea site-ului — art. 6(1)(f) GDPR
Cookie-uri opționale și servicii externe	Identificatorii cookie-urilor	Consimțământul tău prealabil — art. 6(1)(a) GDPR
Păstrarea dovezilor consimțământului	Data, ora, versiunea documentelor, opțiunile alese, adresa IP	Obligația legală de a demonstra respectarea GDPR — art. 6(1)(c), art. 7(1) GDPR
Soluționarea cererilor privind datele personale	Tipul cererii, nume, e-mail, descriere	Obligație legală — art. 6(1)(c) GDPR

4. Datele copiilor

iTerra Kids Academy instruiește copii, deci prelucrăm date ale minorilor. Facem acest lucru după următoarele reguli:

• Cererea pe site este depusă doar de părinte sau de alt reprezentant legal al copilului. Datele despre copil le furnizează acesta, nu copilul.
• Despre copil solicităm minimul necesar: numele și vârsta. Vârsta este necesară pentru a alege programul potrivit ca nivel de dificultate.
• Nu afișăm reclame copiilor, nu construim profiluri publicitare ale copiilor și nu le folosim datele pentru profilare.
• Nu îi cerem copilului să comunice datele părinților, ale prietenilor sau ale altor copii.
• Fotografiile și lucrările elevilor se publică doar cu acordul scris separat al reprezentantului legal, care poate fi retras oricând.

Dacă ai motive să crezi că un copil ne-a transmis datele sale de unul singur și fără știrea ta, scrie la iterraacademy@gmail.com — vom șterge aceste date.

5. Cui transmitem datele

Nu vindem datele tale și nu le transmitem terților pentru scopurile publicitare proprii ale acestora. Acces la date au doar categoriile de destinatari fără de care serviciul nu este posibil:

• furnizorul de găzduire și infrastructura cloud pe care sunt găzduite site-ul și baza de date;
• dezvoltatorul site-ului și serviciul de suport tehnic — în măsura necesară întreținerii;
• furnizorul de e-mail prin care răspundem solicitărilor;
• serviciul de contabilitate — pentru documentele contractuale și de plată;
• Google Ireland Limited — foaia de calcul în care se înregistrează cererile din formulare, precum și instrumentele de măsurare și de publicitate, care se încarcă doar după consimțământul tău;
• autoritățile publice — doar atunci când divulgarea este cerută expres de lege.

Cu furnizorii care prelucrează date în numele nostru încheiem acorduri de prelucrare a datelor (DPA) conform art. 28 GDPR. Lista actuală a furnizorilor concreți poate fi solicitată la adresa iterraacademy@gmail.com.

6. Transferuri internaționale

Ne străduim să stocăm și să prelucrăm datele pe servere aflate în Spațiul Economic European.

Dacă un anumit furnizor se află în afara SEE, transferul are loc doar în prezența unui mecanism prevăzut de capitolul V din GDPR: o decizie de adecvare a Comisiei Europene, clauze contractuale standard (Standard Contractual Clauses) sau alt mecanism admis, completat la nevoie cu criptare și limitarea accesului. O copie a garanțiilor aplicabile poate fi solicitată la adresa iterraacademy@gmail.com.

7. Perioade de stocare

Nu păstrăm datele pe termen nelimitat. La expirarea termenului, datele se șterg sau se anonimizează.

Categoria de date	Perioada de stocare
Cerere care nu a dus la încheierea unui contract	12 luni de la ultimul contact
Solicitări prin formularul de contact și consultații	12 luni de la data răspunsului
Cereri de parteneriat	24 de luni de la ultimul contact
Documente contractuale și date ale elevilor	Durata cursului plus 3 ani după finalizare — termenul general de prescripție
Documente contabile și fiscale	10 ani, conform legislației contabile din România
Consimțământul pentru comunicări publicitare	Până la retragerea consimțământului, cu reverificare la fiecare 24 de luni
Dovada consimțământului retras și înregistrarea refuzului comunicărilor publicitare	3 ani — ca să nu te includem din nou în comunicări
Jurnalul consimțămintelor pentru cookie-uri	24 de luni de la data înregistrării
Cereri privind datele personale și răspunsurile la ele	3 ani de la data răspunsului
Jurnalele de securitate ale serverului	6 luni
Copii de rezervă	Până la 30 de zile, conform ciclului de rotație a copiilor

Ștergerea datelor din sistemele active nu înseamnă întotdeauna ștergerea imediată din copiile de rezervă: înregistrările șterse dispar din copii în cadrul rotației planificate și, până atunci, nu sunt utilizate.

8. Cookie-uri și tehnologii de urmărire

Site-ul folosește cookie-uri. Cookie-urile strict necesare se instalează fără consimțământ, pentru că fără ele site-ul nu funcționează. Toate celelalte categorii se activează doar după consimțământul tău explicit și sunt dezactivate în mod implicit.

Lista completă a cookie-urilor utilizate, scopul și durata lor de viață sunt descrise în Politica de utilizare a cookie-urilor. Alegerea ta poate fi schimbată sau retrasă în orice moment.

Setări cookie-uri

9. Drepturile tale

În legătură cu datele tale cu caracter personal ai dreptul:

• să fii informat despre modul în care îți prelucrăm datele;
• să obții acces la datele tale și o copie a acestora;
• să corectezi datele inexacte sau să completezi datele incomplete;
• să ștergi datele atunci când nu mai există un temei legal pentru păstrarea lor;
• să restricționezi prelucrarea pe durata verificării opoziției tale sau a exactității datelor;
• să te opui prelucrării bazate pe interesul nostru legitim;
• să primești datele într-un format structurat, citibil automat, și să le transferi altui operator;
• să retragi oricând consimțământul acordat anterior, fără ca aceasta să afecteze legalitatea prelucrării de dinainte de retragere;
• să refuzi oricând marketingul direct — fără a motiva;
• să nu faci obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automatizată;
• să depui o plângere la autoritatea de supraveghere și să te adresezi instanței.

10. Cum depui o cerere

Trimite cererea prin formularul de cerere privind datele personale sau printr-un e-mail la iterraacademy@gmail.com.

Răspundem în termen de o lună de la primirea cererii. Dacă cererea este complexă sau sunt mai multe cereri, termenul poate fi prelungit cu cel mult două luni — în acest caz te anunțăm despre prelungire și despre motivele ei în prima lună.

Pentru a nu divulga date unei persoane neautorizate, putem pune întrebări suplimentare menite să confirme identitatea ta. Solicităm minimul de informații și nu cerem copii ale actelor dacă ne putem lipsi de ele. Soluționarea cererii este gratuită.

11. Decizii automatizate

Nu luăm decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automatizată care să producă efecte juridice asupra ta sau să te afecteze în mod similar într-o măsură semnificativă. Nu aplicăm scoring, evaluare automată a clienților și nici profilare publicitară.

Testul de alegere a cursului de pe site afișează o recomandare după vârsta și interesele copilului, direct în browser. Este o sugestie, nu o decizie: alegerea finală a programului o face părintele împreună cu metodistul academiei.

12. Securitatea datelor

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice proporționale cu riscurile și cu natura datelor prelucrate:

• transmiterea datelor prin protocolul securizat HTTPS;
• cookie-uri de serviciu cu atributele Secure, HttpOnly și SameSite;
• protecția formularelor împotriva falsificării cererilor și limitarea frecvenței de trimitere;
• validarea pe server a tuturor datelor primite din formulare;
• conturi individuale pentru angajați și separarea drepturilor de acces;
• acces la date doar pentru angajații care au nevoie de el în activitate;
• criptarea și stocarea separată a copiilor de rezervă;
• actualizarea periodică a serverului, a framework-ului și a bibliotecilor.

Dacă va avea loc un incident care creează un risc ridicat pentru drepturile tale, vom notifica autoritatea de supraveghere fără întârziere nejustificată și, când este posibil, în termen de 72 de ore, și te vom informa și pe tine.

13. Plângere la autoritatea de supraveghere

Dacă apreciezi că îți încălcăm drepturile, scrie-ne mai întâi nouă — vom încerca să rezolvăm problema direct. Ai de asemenea dreptul să depui o plângere la autoritatea de supraveghere competentă pentru operatorul indicat mai sus.

14. Modificările Politicii

Actualizăm Politica atunci când se schimbă procesele noastre, serviciile sau cerințele legale. Fiecare versiune are un număr și o dată de intrare în vigoare, indicate la începutul paginii. Despre modificările substanțiale anunțăm pe site, iar în cazul prelucrării bazate pe consimțământ solicităm consimțământul din nou.

Întrebările privind această Politică se trimit la iterraacademy@gmail.com.